Beschouwd door voorstanders als bijzonder schaalbaar en aanpasbaar; het OST evenement format is gebruikt tijdens bijeenkomsten van 5 tot 2100 mensen (in zelf-ontdekkingswerk voor kleine groepen en zelfs individuen[2]). De aanpak wordt gekenmerkt door een paar basistechnieken:

  1. een brede, open uitnodiging die het doel van de bijeenkomst uitdrukt;
  2. de stoelen van de deelnemers zijn opgesteld in een cirkel;
  3. een “prikbord” met bedreigingen en kansen aangeplakt door de deelnemers;
  4. een “marktplaats” met veel break-out sessies waar de deelnemers vrij tussen kunnen bewegen, leren en bijdragen terwijl ze informatie en ideeën verzamelen;
  5. een “adem” of “hartslag” stromingspatroon, tussen breakout sessies in plenaire en smalle groepen.

De aanpak is het meest herkenbaar door het initiële gebrek aan een agenda, wat de deelnemers van de bijeenkomst de kans geeft om een agenda voor zichzelf te creëren, tijdens de eerste 30-90 minuten van de bijeenkomst of evenement. Normaal gesproken begint een “open space” bijeenkomst met een korte introductie van de sponsors en meestal één begeleider. De sponsor introduceert het doel; de begeleider legt het “zelf-organiserende” proces “open space uit. Daarna maakt de groep de werkagenda, terwijl individuen hun onderwerpen puntsgewijs aanplakken. Elke individuele voorzitter van een breakout sessie heeft de verantwoordelijkheid om de onderwerpen te benoemen, ze op het prikbord te plakken, een ruimte en tijd aan te wijzen om samen te komen, en dan later op te dagen op deze locatie en tijd, het gesprek te starten, en notities te maken.

Deze notities worden meestal samengevoegd tot een procedure document dat geprint of digitaal wordt verspreid aan alle deelnemers. Soms worden andere verschillende aanpakken gebruikt om de notities uit te zoeken, prioriteiten aan te wijzen en de acties die vervolgens moeten worden ondernomen te identificeren. Gedurende het proces, wordt een ideale organisator beschreven als “volledig aanwezig en compleet onzichtbaar”,[3] “laat ruimte” voor deelnemers om zelf te organiseren, in plaats van het gesprek te leiden en regisseren.

Honderden Open Space bijeenkomsten zijn gedocumenteerd.[4][5] Harrison Owen legt uit dat deze aanpak het beste werkt als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan, [3] namelijk een hoog niveau van

  1. Complexiteit, in de zin van een taak die uitgevoerd moet worden of behaalde resultaten;
  2. Diversiteit, in de zin van de betrokken en/of vereiste mensen om een oplossing te laten werken;
  3. Conflict, echte of potentiële, wat betekent dat mensen echt geven om de centrale vraag of doel; en
  4. Urgentie, wat betekent dat de tijd om te handelen “gisteren” was.

Volgens Owen, bedenker van de term en de aanpak, werkt Open Space omdat het de kracht van zelforganisatie omvat en herkent. Hij suggereert dat zelforganisatie in hoofdzaak is uitgelijnd met het diepste proces van het leven, zoals is beschreven door zowel de vooruitstrevende complexiteitswetenschap als de oude spirituele leringen.[6]

(oorspronkelijke bron: Engelstalige Wikipedia – vrij vertaald naar het Nederlands)